O Cartório do 1º Ofício de Cuiabá aderiu ao Programa Inspire Qualidade Total nos Serviços Notoriais e Registros Mato-Grossenses (PIQMT) realizado pela Associação dos Notários e Registradores de Mato Grosso (Anoreg/MT). Ações como seminários com colaboradores, coleta seletiva e ação social estão entre as medidas tomadas pela serventia. Em andamento desde o treinamento realizado pela Anoreg/MT em junho de 2013, as melhorias afetam tanto o andamento dos trabalhos internos do cartório como a relação com os clientes que passam por ali diariamente.
A principal mudança para o cartório foi a padronização do atendimento e do conhecimento dos colaboradores. Foram realizados seminários com apresentação da ação de cada um dos setores da serventia, para fazer com que todos entendessem o funcionamento do cartório como um todo. Com isto, o atendimento aos clientes melhorou significativamente, segundo a tabeliã substituta, Renir Aparecida dos Santos. Ela e a auxiliar de registros, Telma Lucas Bom Despacho, estiveram envolvidas diretamente nos treinamentos promovidos pela Anoreg/MT.
Para a titular do cartório do 1º Ofício de Cuiabá, Glória Alice Ferreira Bertoli, a busca por qualidade nos cartórios tem de ser natural. “Me senti na obrigação de participar do programa, até por sermos o cartório mais antigo de Cuiabá”, disse a titular. Para ela é importante que o cartório mantenha-se atualizado para atender melhor. “Sou a favor de toda medida moderna, desde que seja para melhorar o serviço. Por exemplo, fomos um dos primeiros a adotar a biometria e a digitalizar toda a documentação, tudo isso ajuda a dar mais confiança aos serviços notariais e de registro”, enfatizou.
Ainda seguindo as diretrizes do PIQMT, a sustentabilidade socioambiental passou a fazer parte da rotina do cartório do 1º Ofício de Cuiabá. Com lixeiras para destinação específica de plásticos e papéis, materiais considerados recicláveis e que são descartados em grande quantidade, foi dado início à coleta seletiva do lixo. A utilização de copos plásticos no consumo da água oferecida aos clientes foi reduzida significativamente com a instalação de um bebedouro em que eles não são necessários, acabando com o desperdício.
A serventia também realiza um trabalho social em Cuiabá. Visitas periódicas são realizadas à Casas Caminho Redentor, uma instituição que atende crianças e adolescentes com necessidades especiais, localizada no bairro Nova Esperança I. “Nosso próximo passo é envolver os clientes para que eles também abracem esta questão social”, disse a titular Glória Alice Ferreira Bertoli.
Em busca de qualidade
Para a coordenadora do PIQMT, Thais Ribeiro, a qualificação é uma questão primordial para os cartórios. “Os treinamentos são a base da sustentabilidade da Gestão do Sistema da Qualidade, padronizando os processos internos, com colaboradores mais capacitados e envolvidos. Trazendo assim maior transparência para as partes interessadas, aumentando a consciência do papel da serventia no desenvolvimento da região e maior reconhecimento por parte dos clientes das melhorias estabelecidas com o Sistema”, afirmou.
Este ano configura-se como a etapa final do PIQMT. Entre maio e julho serão realizadas visitas às serventias para avaliar o nível obtido por cada uma com a aplicação da metodologia PIQMT. Serão analisadas as melhorias estabelecidas, os projetos internos implementados com base na responsabilidade socioambiental e os índices de qualidade conquistados com todo o trabalho interno. Com base nesta avaliação será analisado se o cartório está apto a receber uma auditoria de qualidade e participar do Prêmio de Qualidade Total (PQTA), realizado pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR).
