Documentos sempre necessitam de cuidados na hora do armazenamento, principalmente aqueles de ordem pública, que possam conter assuntos do interesse do cidadão. Pensando dessa forma, a Secretaria de Administração do Estado de Mato Grosso (SAD/MT), por meio da Superintendência de Arquivo Público, dá continuidade ao projeto “Gestão de Documentos: Elaboração de tabela de temporalidade de documentos”.
Para isso, foi elaborado um plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos das atividades-fim do Governo de Estado de Mato Grosso.
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos permite fazer a classificação dos documentos e dá-los a destinação correta. “Ambos são essenciais para a organização, o controle e a preservação dos documentos de cada instituição, sobretudo para a preservação da memória institucional”, finalizou a historiadora do Arquivo Público de Mato Grosso, Lucineide Alves Ferreira.
O projeto divide os órgãos estaduais em grupos a partir da metodologia da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), utilizando o método decimal, que são divididos em “área meio” e “área fim”.
O cronograma prevê atividades até o dia 31 de julho de 2012, e serão feitas reuniões entre cada grupo sempre na última quinta-feira de cada mês, sendo possível a convocação destes grupos em outras datas se houver necessidade. O acompanhamento dos trabalhos será feito pela equipe de Superintendência de Arquivo Público.
Lucineide explicou a importância do projeto para o Poder Executivo Estadual. “Todos os documentos produzidos no Estado tem que ter um prazo de guarda. Para os documentos da área meio já existe uma tabela de temporalidade, que estipula o prazo de guarda e a destinação dele, se ele vai descartado ou se irá para a guarda permanente. Mas não há esta tabela para os órgãos da área fim. A maioria das secretarias não possui essa regulamentação, e com esse trabalho faremos o levantamento da documentação produzida nos órgãos de área fim, estabeleceremos os conjuntos documentais, o prazo de guarda dos conjuntos e a destinação final dos documentos. Por exemplo, licenciamento ambiental. Esse documento é produzido somente na Sema, mas não há um prazo estabelecido de guarda e nem qual é a destinação final dele. Assim como os prontuários médicos na Saúde. O objetivo principal é organizar corretamente os documentos, o que é muito importante para o Poder Executivo como um todo”, finalizou a historiadora.
Essa é a segunda etapa do projeto. Na primeira etapa foi realizado um seminário, entre os dias 19 e 22 de setembro, com a professora e doutora Marilene Leite Paes e a arquivista Domícia Gomes, Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), para tratar do tema. Para o seminário, foram convidados representantes de cada órgão.
