Servidores lotados nas unidades de protocolo e de arquivos setoriais podem responder nas esferas administrativa, civil (dever de ressarcir o dano) e criminal (caso a conduta seja tipificada como crime) por eventuais falhas na gestão de documentos. Foi o que alertou a Controladoria Geral do Estado (CGE) em palestra na segunda-feira (11.05) como parte do Curso Gestão de Documentos, promovido pela Secretaria de Estado de Gestão (Seges), por meio da Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso, aos gestores das respectivas unidades.
Por isso, na oportunidade, o auditor do Estado, Sildemar Alves, destacou a importância de que os agentes públicos lotados nessas unidades conheçam seus deveres e proibições funcionais definidos no Estatuto do Servidor Público do Estado de Mato Grosso (Lei Complementar 04/1990), no Código de Ética (Lei Complementar 112/2002) e no Código Disciplinar (Lei Complementar 207/2004), bem como dominem a legislação pertinente à gestão de documentos e de protocolo (Decreto 5567/2002 e Decreto 1509/2008).
“O conhecimento da legislação é fundamental para evitar violações funcionais que possam, inclusive, gerar responsabilização judicial-civil e judicial-criminal, além da administrativa”, destacou. A apuração de responsabilidade na esfera administrativa, de competência do próprio Poder Executivo Estadual, ocorre por meio da abertura de processo administrativo disciplinar, cuja penalidade pode chegar à demissão do servidor, dependendo da conduta.
Com base na legislação mencionada, o auditor explanou sobre alguns cuidados gerenciais que devem ser adotados no controle da gestão de documentos, tais como: utilização de senhas com perfis específicos para acesso aos sistemas; desabilitação tempestiva de acessos a servidores que não estão mais lotados nas unidades; rigor na tramitação eletrônica de documentos; descrição clara e precisa do andamento processual; zelo e precisão no armazenamento da informação nos ambientes físico e digital; observância rigorosa das regras de descarte de documentos e informações.
Outra situação na qual o auditor ressaltou que os servidores devem se atentar é quanto ao zelo pelo patrimônio público, em especial pela economia do material e conservação dos bens nas atividades diárias. “Pequenas ações para se evitar o desperdício devem ser observadas, pois o excesso de gastos para sanar essas demandas pode comprometer outras ações, tanto de rotina quanto urgentes”, pontuou o auditor.
O Curso Gestão de Documentos começou na segunda-feira (11.05) e segue até sexta-feira (15.05) para a primeira turma de gestores. A capacitação será realizada também para outra turma, no período de 18 a 22 de maio, na Escola de Governo.
Auditor da CGE falará sobre responsabilidade no serviço público também para a segunda turma. O tema da participação da Controladoria no evento está relacionado à missão orientativa e preventiva da CGE na coordenação da atividade de Corregedoria no Poder Executivo Estadual.
