Mato Grosso tem um sistema de gerenciamento de medicamentos dos mais eficientes do país, tendo recebido elogios por parte do Ministério da Saúde e visitas de outros estados que pretendem copiar o trabalho. A receita parece simples: logística e tecnologia.

É com o uso desses dois ingredientes que a Coordenadoria de Assistência Farmacêutica do Estado consegue manter um gerenciamento de quase 6 mil itens sem desperdício, remédios vencidos ou quaisquer outros problemas comuns a grandes estoques.

O Estado é responsável por escolher e comprar os medicamentos. O armazenamento e a distribuição foram terceirizados para uma empresa de São Paulo, a Unihealth, especializada em logística hospitalar, com 30 anos de experiência no ramo. A gestão continua sendo estadual.

Margarete Gomes Chaves, coordenadora de Assistência Farmacêutica de Mato Grosso, explica que após a contratação da empresa, há pouco mais de dois anos, o sistema de controle de estoque ficou muito melhor, sem desperdício e com mais controle.

“A Secretaria de Estado de Saúde está comprando melhor. Não compra mais nem menos, mas o suficiente. Logística permite planejamento”, resume Margarete.

Apresentação

Dois grandes almoxarifados armazenam todos os medicamentos de que a saúde estadual precisa, tanto para a capital quanto para o interior. Em duas portas são realizadas, separadamente, as ações de entrada e saída e produtos, cada uma com sua burocracia pertinente.

Ao entrar, cada remédio ganha um adesivo com código de barras e informações diversas que vão desde data de validade até indicação de onde o produto deve ser armazenado. A organização física nos almoxarifados é dividida em “ruas” e “posições”.

A etiqueta de cada produto permite um fácil sistema de rastreabilidade, já que indica até a localização (rua e posição) onde ele foi armazenado. Para a saída dos estoques e distribuição, o sistema da Unihealth faz uma seleção dos itens, evitando, por exemplo, que medicamentos com data de validade mais próxima fiquem nos estoques, enquanto outros com o prazo maior já tenham destino final.

A rastreabilididade, segundo Margarete, é extremamente eficiente em casos como quando um lote de medicamentos é solicitado a ser recolhido, por qualquer problema que aconteça. Sem a tecnologia, seria muito difícil separar o lote exato. Com o sistema, isso é automaticamente feito, as informações estão todas à mão.


Reações adversas

Mesmo com um sistema de logística eficiente, algumas vezes faltam medicamentos no lugar certo, na hora certa. Margarete explica que essas falhas ocorrem principalmente por conta de entraves burocráticos. “O processo de aquisição é extremamente burocrático. Há ‘n’ intercorrências que podem surgir nesse processo”, ressalta a coordenadora.

A aquisição é centralizada na Secretaria de Estado de Administração (SAD) e realizada através de pregão. Outro problema recorrente é a falta de matérias-primas nas fábricas. Quando isso acontece com algum fornecedor, consequentemente tem reação nos estoques.

Modo de usar


Cada ambiente do almoxarifado que guarda os medicamentos é cuidado por uma equipe definida. Há salas específicas reservadas para os produtos mais caros, raros e/ou de mais risco, como os medicamentos laboratoriais, os de alto custo e os psicotrópicos.

Em cada uma dessas divisões existe controle rígido de temperatura e umidade, para garantir as melhores condições que cada remédio exige. Trimestralmente é feita  revisão preventiva de todos os equipamentos do local, principalmente das geladeiras que acondicionam os produtos que exigem refrigeração. “É tudo dentro das normas da Anvisa”, reforça o gerente de projetos da Unihealth, Valdo Alves da Silva.