A experiência da implantação da política arquivística da Secretaria de Estado de Educação (Seduc) foi o destaque nesta sexta-feira (13/11) num curso realizado no auditório da Procuradoria do Ministério Público, no CPA. O curso, promovido pelo Arquivo Público da Secretaria de Estado de Administração (SAD), é destinado aos responsáveis pelos protocolos e arquivos setoriais das Secretarias e Núcleos Sistêmicos do Executivo.

O curso “Gestão de Documentos – Protocolo e Arquivo” começou nesta terça-feira (10/11) e vai até o dia 18/11. Dentre os objetivos, a promoção visa orientar os participantes sobre a implementação da política de gestão de documentos do governo estadual e formar multiplicadores para repassar esse conhecimento.

As iniciativas da Seduc, em relação ao tema, foram apresentadas pela coordenadora de Apoio Logístico da secretaria, Juliene Auxiliadora Barbosa e pela técnica Joana Izabel Gonçalves.

A Seduc vem intensificando a implantação de sua política arquivística desde o início do ano. Um dos primeiros passos foi o desmembramento da Gerência de Protocolo e Arquivo em dois setores. Em seguida, foi iniciada a reforma dos prédios atualmente utilizados pela Seduc para o arquivo de documentos.

A secretaria produz diariamente milhares de documentos em todas suas unidades (escolas e setores administrativos). Estima-se que existam cerca de 800 mil processos no órgão já arquivados e em tramitação para arquivo ou descarte.

Antes do início das mudanças, propostas nesta política, os locais utilizados como arquivo estavam abarrotados de documentos e as condições de conservação e salubridade eram precárias. Chegava-se a levar mais de duas semanas para localizar um determinado documento.

Para mudar este quadro, além da reforma dos prédios, foi criada uma Comissão de Avaliação de Documentos, integrada por servidores da Seduc e da SAD. Esta comissão teve como objetivos revisar e atualizar o “Plano de Classificação de Documentos” e a “Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Fim”. Com estas definições, está sendo possível fazer com mais eficiência o destarte das informações que já se tornaram obsoletas.

A funcionária do Arquivo da Seduc, Roseni Rondon, fez um depoimento de como melhorou a autoestima dos funcionários do setor com as reformas já realizadas. Estas reformas incluem, por exemplo, a climatização de alguns setores, substituição de mobiliário e uniforme de trabalho, antes inexistente (aventais, luvas e máscaras). Além da experiência da Seduc, agora pela manhã também foi destacada a experiência no setor promovida pelo Detran. A apresentação dos trabalhos da Seduc e do Detran teve como objetivo a troca de experiências entre os participantes do curso.