A nova sistemática de gerenciamento do "Pergunte à AGE'' , canal de comunicação da Auditoria Geral do Estado com os gestores e servidores públicos do Poder Executivo, implantada no decorrer de 2011, trouxe notáveis melhorias. Além da maior agilidade no fornecimento de respostas aos questionamentos realizados, as mudanças tiveram efeito também na quantidade de consultas realizadas.

No comparativo parcial de 2011 com 2010, o crescimento no número de solicitações de esclarecimentos e orientações feitas à AGE por meio da ferramenta foi da ordem de 53%. Do total de demandas realizadas no ano, 74% delas ocorreram nos últimos seis meses, indicando que o crescimento tem se acentuado conforme as melhorias vão sendo notadas pelos servidores estaduais.

Das 233 consultadas formuladas através do '' Pergunte à AGE''  em 2011, 93% foram respondidas por meio de um documento padronizado (Ficha de Orientação Técnica - FOT) e com respostas fundamentadas. Em regra, o prazo estabelecido para atendimento de cada solicitação é o de 48 horas, que podem ser prorrogadas conforme o aumento da complexidade do questionamento formulado. Para comparação, em 2010 o número de consultas respondidas não passou da casa dos 50%.

As mudanças ocorridas consistiram no estabelecimento de uma nova gestão, que passou para responsabilidade da Superintendência de Desenvolvimento dos Subsistemas de Controle (SDC), e no monitoramento diário das demandas que chegam ao órgão. As consultas são filtradas e encaminhadas para análise e respostas para cada unidade vinculada ao assunto tratado, que é respondida pelo auditor de plantão.

Conforme pontua a unidade de controle interno da Universidade do Estado de Mato Grosso (Unemat), as respostas dadas pela Auditoria por meio do "Pergunte à AGE'' ocorrem sempre nos prazos estipulados e dão respaldo às atividades administrativa, financeira, contábil e orçamentárias, desenvolvidas pela unidade. "Isso faz com que nos pautemos sempre nos princípios da Administração Pública", afirma o setor.

AJUSTES

A Unidade de Atendimento Permanente (UAP) da Auditoria Geral do Estado, que inicialmente atendia às consultas formuladas via telefone, por exemplo, está agora com suas atividades vinculadas às demandas que chegam através do "Pergunte à AGE". De mesmo modo, as respostas dadas pela AGE às consultas foram também padronizadas e seguem um novo modelo instituído.

De acordo com a superintendente da SDC, Geralda Sousa, todas as modificações visaram dar maior agilidade ao atendimento, possibilitando uma resposta sempre tempestiva e clara pelo auditor plantonista ao servidor. A realização das consultas através da ferramenta traz maior segurança que as efetuadas via telefone, uma vez que está revestida de toda uma formalidade inerente ao processo.

As consultas são encaminhadas após uma prévia análise, para a unidade de auditoria que cuida do subsistema ao qual o assunto do contato se refere. Neste sentido, questões envolvendo licitações e contratos, por exemplo, são direcionados à Superintendência de Aquisições e Apoio Logístico do órgão, sendo respondidas pelo técnico plantonista no dia na Unidade Permanente de Atendimento (UAP).

Disponível há dois anos, o "Pergunte a AGE" leva esclarecimentos sobre assuntos relacionados com o processo de gestão. É através deste canal de comunicação que são elucidadas, pelos auditores, dúvidas sobre os mais variados assuntos.