Desde o início do ano, entre janeiro e outubro, o Departamento Judiciário Auxiliar (Dejaux) do Tribunal de Justiça de Mato Grosso registrou um aumento de aproximadamente 178,3% no quantitativo médio de processos classificados por mês. Ao todo foram classificados, nesse período, 19.559 processos, entre recursais e originários, para a tramitação no âmbito do Segundo Grau de Jurisdição. Comparativamente, em 2008, o departamento alcançou 9.683 feitos classificados no mesmo período. A média mensal de classificação em 2009 alcançou 2.224 processos, sendo que a produtividade mínima foi registrada no mês de abril, com 1.580 feitos classificados; e a máxima, em setembro, com 2.831.
O Departamento Judiciário Auxiliar é a porta de entrada de todo o volume processual para tramitação no Tribunal de Justiça. A partir do momento em que um documento é protocolizado no setor de Protocolo do TJMT, o envio para o Dejaux é imediato, pois as duas áreas ocupam espaço integrado, separadas apenas por uma parede, gerando aproveitamento de tempo e evitando a movimentação externa de documentos. E esse elevado crescimento na classificação se deve às ações pontuais estabelecidas pela Coordenadoria Judiciária, visando conferir maior agilidade à rotina de classificação e distribuição dos feitos. Foram realizados cursos técnicos aos servidores, de reorganização de tarefas e até mesmo de readequação física dos espaços. A racionalização e a padronização dos serviços contribuíram enormemente para dinamizar a rotina e ampliar a produtividade.
Assim que um processo é recebido pelo Protocolo, o primeiro procedimento consiste no trabalho minucioso realizado pelos classificadores. Estão ao encargo desses profissionais a preparação dos feitos para distribuição com a devida autuação; a confecção da capa com as cores que identificam sua matéria (cível ou criminal), inserção de tarjas identificadoras (para casos de urgência, como réu preso, ou de idosos e outros); e a discriminação dos documentos conforme as classes padronizadas pelo Conselho Nacional de Justiça. São dezenas de classes a serem observadas e identificadas, tais como habeas corpus, apelação, ação penal, inquérito e outras da área criminal; e ações de inconstitucionalidade, rescisórias, agravos de instrumento e regimental, apelação, embargos e outras da área cível. Do total de processos classificados este ano, 8.402 referem-se aos casos urgentes, que devem ser distribuídos imediatamente após a protocolização, por determinação legal.
No levantamento realizado pelo Dejaux, houve também um grande avanço na produtividade média de cada classificador. Em 2008, cada servidor chegava a classificar, no máximo, 109,45 processos por mês. Em 2009 esse número saltou para 189,53 processos por mês, em média. E entre as ações de reorganização de rotinas que foram essenciais para agilizar os trabalhos de classificação foi a designação de um servidor que passou a exercer o papel denominado “chefe de armário”. O trabalho consiste em um revezamento para que um classificador, a cada mês, fique responsável por cuidar dos escaninhos e da destinação dos recursos aos outros colegas classificadores, de forma equilibrada. Essa experiência ajudou muito a acelerar a rotina de trabalho, porque ele fica responsável por observar e cuidar para que não haja atraso na classificação dos processos. A iniciativa foi tão eficaz que deve ser utilizada como modelo a ser desenvolvido por outras áreas da Coordenadoria Judiciária.
Todos os processos têm designação e numeração próprias e, só depois de encerrada a etapa da classificação, os feitos são encaminhados para a distribuição. Nessa área, os distribuidores recebem as respectivas planilhas para que todos os dados sejam lançados no sistema, a fim de ser realizada a distribuição eletrônica, sem intervenção humana, para um dos relatores que analisarão o processo.
