Após realizar uma força-tarefa, a Secretaria Auxiliar da Vice-Presidência do Tribunal de Justiça de Mato Grosso (TJMT) conseguiu colocar em dia todos os procedimentos de sua competência. Ao todo, no decorrer de 26 dias, 3.914 petições foram juntadas, bem como efetivadas 1.454 conclusões ao Gabinete da Vice-Presidente, 1.777 baixas à Primeira Instância e 1.320 remessas finais às respectivas lotações originárias.
Conforme o juiz auxiliar da Vice-Presidência, Hildebrando da Costa Marques, muito mais que uma mera força-tarefa, foi realizado um trabalho de saneamento da secretaria e de implementação de uma nova sistemática de trabalho. “Implementamos o Método Ordem para que os procedimentos corressem com mais celeridade, para que nós tivéssemos um controle de produtividade de todos que ali trabalham e para que pudéssemos estabelecer metas. Com isso, certamente o trabalho vai acontecer de forma mais rápida e com mais qualidade”.
Ele conta ainda que foi necessário suspender o expediente da secretaria da Vice-Presidência por alguns dias para fazer a reorganização do espaço físico e da disposição dos servidores. “A implementação do Método Ordem demanda o ajuste do espaço em que se trabalha e o saneamento dos processos. E fazer isso com a secretaria em funcionamento seria quase impossível. Mas, dentro desse breve espaço de tempo, os resultados já apareceram”, afirmou Hildebrando.
A mudança na sistemática de trabalho rendeu bons resultados. “Nós já conseguimos regularizar praticamente todas as juntadas de processos e estamos agora com as publicações para serem feitas. Obviamente que isso vai gerar um fluxo um pouco maior de processos conclusos para o gabinete, mas nada que não possa ser equacionado. Pois, devolvendo os processos com mais agilidade, trazemos benefícios de forma definitiva para os jurisdicionados”, observou o juiz.
O.R.D.E.M. - É um método de gestão para resultados, que consiste na aplicação de mecanismos de racionalização do processo de produção e outros que, somados, garantem eficiência, satisfação e celeridade. É uma ferramenta que busca a efetiva e concreta aplicação do princípio da eficiência (art. 37, caput, da Constituição Federal) no serviço público.
A secretaria da Vice-Presidência é responsável pelo processamento de todos os recursos destinados aos Tribunais Superiores e pela gestão de todo o acervo de processos sobrestados e suspensos (que aguardam julgamento de paradigma - assunto repetitivo - pelos Tribunais Superiores). Ela recebe processos de outras 13 secretarias da área judiciária do TJMT, os quais precisam ser triados e acondicionados de forma a serem localizados rapidamente.
A diretora do Departamento da Secretaria Auxiliar da Vice-Presidência, Paula Fernanda da Silva Xavier Paranaguá, explica que a força-tarefa foi necessária porque a secretaria tinha servidores insuficientes ao atendimento de sua demanda. “Para conseguir atualizar os trabalhos, fizemos vários mutirões, sendo este último o mais efetivo deles, tendo a Secretaria contado com o auxílio de 18 servidores das lotações originárias, cedidos pela Coordenadoria Judiciária, os quais trabalharam em seus próprios departamentos”, contou Paula.
Segundo ela, a desembargadora Clarice Claudino da Silva implementou várias mudanças visando facilitar e acelerar o trâmite processual. "Uma delas foi a possibilidade de remessa de agravo ao STJ/STF independente de despacho. Porém, além da busca por trâmites mais céleres, precisávamos também liquidar o acúmulo de mais de dois meses de petições pendentes de juntada e de prazos vencidos a serem certificados. Por isso realizamos mutirão de juntada, seguido das certificações de decursos de prazos e respectivas sequências de andamentos. Depois desses primeiros procedimentos, os processos, em sua maioria, ganham por destino a conclusão ao gabinete da vice-presidência, a remessa aos Tribunais Superiores, a baixa à comarca de origem ou a remessa às lotações originárias no TJ”, esclareceu a servidora.
Paula Paranaguá contou ainda que a média de remessas diárias de conclusões ao Gabinete da Vice-Presidência era de 45 protocolos, resultantes em 900 ao mês. No período da força-tarefa (26 dias), esse número subiu para 1.454. Também houve uma intensificação na publicação, originando-se 1.661 intimações, exceto no período de fechamento da secretaria, momento em que os prazos foram suspensos. “Agora, com a juntada e o decurso de prazo em dia, continuaremos com o foco nas intimações, tendo em vista que toda essa juntada ocasionou centenas de processos aptos à publicação”, acrescentou Paula.
Além das modificações estruturais, no período de fechamento da secretaria foram feitas algumas modificações na rotina de trabalho. “A mudança na rotina mais importante para nós foi a inversão no fluxo das petições relativas aos primeiros recursos de nossa competência (Especial, Extraordinário e Ordinário), as quais, antes, eram remetidas pelo Dejaux diretamente à Secretaria da Vice, quando os processos sequer se encontravam disponíveis na lotação para a realização da juntada, computando-se assim um atraso irreal em desfavor do nosso Departamento”, explica.
Segundo ela, hoje essas petições são direcionadas para juntada pelas respectivas lotações originárias. “Esse era um pleito antigo da Secretaria da Vice-Presidência, cujo atendimento foi de grande valia, pois esse procedimento, além de outros fatores, permite o encarte das petições conforme ordem cronológica de protocolo e, por consequência, o melhor entendimento dos acontecimentos trazidos aos autos, os quais, com essa necessária mudança, agora devem ser enviados para nós no momento em que aptos à publicação de intimação para contrarrazões”, destacou Paula.
A servidora ressaltou também que, além de melhorar as rotinas de trabalho e o trâmite processual, as mudanças trouxeram mais qualidade de vida aos servidores do Departamento. “Agora, podemos trabalhar conferindo maior atenção e celeridade aos andamentos, mas também dedicando tempo às implantações de melhorias. Nosso próximo passo será atualizar as publicações e correspondentes decursos de prazos e, concomitantemente a isso, dar continuidade às providências pela realização da digitalização dos processos antes do seu envio aos Tribunais Superiores”, finalizou.
